Wie had gedacht dat hele volksstammen sinds kort thuis zouden werken. Het is fascinerend om te zien hoe snel dit is ingeburgerd. Ondanks de voordelen is het gebrek aan contact met collega’s een van de meest gehoorde klachten. Even snel zaken afstemmen is er niet meer bij. Gelukkig zijn er moderne communicatie middelen die dit ondervangen. Maar ook hier zitten grenzen aan. Hoeveel zoom-overleg kan je hebben op een dag? En waar ligt de juiste balans?
Groepsconsensus
Hoe vaak en hoeveel moeten wij digitaal met elkaar in contact zijn? En moeten wij alles met iedereen delen? Of is het soms beter om onze communicatie om het te beperken tot een kleine groep? Onderzoekers aan de Boston university stelden zich ook deze vraag en gingen op onderzoek uit.
Verschillende groepen werden gevraagd een spel te spelen geleend van het Amerikaanse ministerie van Defensie. Deelnemers krijgen aanwijzigingen om te ontdekken waar een mogelijke terroristische aanslag plaats zal vinden. In sommige groepen werden alle berichten met alle teamgenoten gedeeld. In andere slechts met een deel van de groep.
In de eerste fase blijkt dat de goed geïnformeerde groepen beter presteren. Doordat iedereen over dezelfde informatie beschikt ontstond al snel inzicht over een potentiële aanslag. Dit voordeel sloeg echter snel om in een nadeel veroorzaakt door een groepsproces. Er ontstaat een consensus in de groep waardoor andere mogelijkheden niet worden onderzocht.
De minder goed verbonden groepen daarentegen hadden in de beginfase last van het verzamelen van informatie, maar ze waren ook minder geneigd om snel één groepsbeeld te bereiken. Zonder de onmiddellijke updates van alle teamgenoten, was er voor individuele leden meer kans om hun eigen theorieën te bouwen. Het gevolg was een grotere diversiteit aan ideeën waardoor ook betere oplossing ontstonden.
Hoeveel informatie is genoeg?
Deze resultaten suggeren dat teams er beter voor kunnen kiezen om niet alles altijd met elkaar te delen. Maar je wilt ook niet dat je collega’s onnodig kennis onthouden wordt. Dus wat is het beste?
Deze vraag stond centraal in een onderzoek van Carnegie Mellon Universiteit. In dit onderzoek zijn 260 software ontwikkelaars verdeeld over vijf groepen. Hieruit kwam naar voren dat die teams die kort maar wel intensief overleggen gevolgd door langere periodes zonder overleg, het beste presteren.
Eén verklaring ligt voor de hand. Door de communicatie te beperken tot één moment kun jij je vervolgens op je werkzaamheden concentreren terwijl je niet wordt afgeleid door een constante stroom van berichten.
Door de communicatie te bundelen in een relatief korte periode, konden de best presterende groepen elkaar bijpraten over de voortgang die ze hadden gemaakt, ideeën uitwisselen, elkaar enthousiasmeren en werkzaamheden goed op elkaar afstemmen. Daarna konden ze alle aandacht op hun taken richten. Dat is veel efficienter dan de hele dag een constante stroom van e-mails en appjes ontvangen.
Gezien deze resultaten, kan het verleidelijk zijn om hier harde afspraken over te maken maar de mate van wel of geen contact is sterk afhankelijk van de team dynamiek en het werk dat je verricht. Voor het ene team werkt een dagelijks zoom overleg beter terwijl bij anderen een samenvattende mail met aandachtspunten weer beter werkt.
Wat wel duidelijk is, is dat we waarschijnlijk niet de hele tijd met elkaar verbonden hoeven te zijn. Of we nu op afstand werken of op kantoor, het is goed om te praten en informatie te delen - maar gedoceerd overleg werkt volgens mij het beste.
